Notiunea de sediul social trebuie privită prin prisma celor trei funcții principale ale acestuia: element de identificare a societății comerciale, loc pentru primirea corespondenței și locul din care organele de conducere ale societății coordonează activitatea. Ca atare, putem spune ca sediul social reprezintă “domiciliul” societății.
În cele mai multe cazuri societatea dobândește dreptul de folosință al imobilului în temeiul unui contract de comodat sau a unui contract de inchiriere intre asociat sau unul dintre asociati si persoana juridica.
Atunci când perioada pentru care a fost incheiat contractul a expirat societatea este obligata fie sa prelungeasca valabilitatea sediul social fie sa schimbe sediul.
In cazul in care aceasta obligatie nu este indeplinita, ANAF va trimite o notificare la sediul societatii prin care persoanei juridice ii este adusa la cunostinta aceasta neregula si necesitatea remedierii ei in termen de 30 de zile.
Neideplinirea acestei obligatii atrage o serie de repercursiuni, printre care:
- Societatea fi declarata inactiva de catre ANAF
- Fapta va fi inscrisa in cazierul fiscal al asociatului/ilor si administratorului/ilor
- Daca societatea este platitoare de TVA, codul de TVA va fi anulat
- Fapta inscrisa in cazierul asociatului/ilor si administratorului/ilor nu mai permite acestora, sa detina calitatea de asociat si/sau administrator pe nicio alta societate infiintata ulterior.
Actele necesare pentru prelungirea sediului social:
- Cerere depunere sau menționare acte
- Actul adițional prin care se dispune prelungirea dreptului de folosință
- CI-ul asociatului
- Dacă este cazul împuternicire specială/avocațială sau delegație pentru persoanele desemnate să îndeplinească formalitățile legale